社外セミナー

こんにちは、森です。

皆さんは、社外セミナーに参加する機会はありますか？
せっかくセミナーに参加したのなら、情報は多くの人で共有できたほうがいいですよね。

今日は社外セミナーに参加した時について。

時間がたつと、記憶はどんどん薄れていきます。
なので、早くセミナーについて、皆に報告することが大切！

■整理されていなくてもいいので、可能な限り早く簡易レポートを作成する。
■全員宛にレポートを流す。
■勉強会を実施する。

社内で活用できそうな内容であれば、活用を！

■社内のドキュメントへの反映が可能かどうか検討する。
■可能な場合、成果物としてどこかにドキュメントを落とし込む。
　 ない場合は新規に作成する。

ためになる情報は皆で共有しましょう！

ゴーフィールドでもセミナーを開催したりしますよ。
機会があれば、ぜひご参加ください！
くわしくはこちら。

（行動マニュアルより　社外セミナーに参加した場合について抜粋）
a. 整理されていなくてもいいので、可能な限り早く簡易レポートを作成する。
b. 全員宛にレポートを流す。
c. 社内のドキュメントへの反映が可能かどうか検討する。
d. 可能な場合、成果物としてどこかにドキュメントを落とし込む。
　 ない場合は新規に作成する。
e. 勉強会を実施する。

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退社時

こんにちは、森です。

皆さんは毎日何時くらいに家に帰っていますか？
仕事の状況によっては、帰宅が遅くなることもあると思います。

今日は退社時の注意について。

本当にごくごく簡単なんです。

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■退社については各グループで遅くならないよう対応する。

■特に女性は深夜帰宅が続くようなら防犯グッズなどを持つようにする。
----------------------------------------------------------

これだけです。
最近は、何があるか分からないので、男性も夜遅くなるときは注意しないといけない
ですね！
そういえば、最近、会社の近所のスーパーで強盗がありました・・・

帰る時間が何時であろうと、みなさんもくれぐれも注意してくださいね！

（行動マニュアルより　退社時の注意について抜粋）
a. 退社については各グループで遅くならないよう対応する。
b. 特に女性は深夜帰宅が続くようなら防犯グッズなどを持つようにする。

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郵便物

こんにちは、森です。

会社にいても、家にいても毎日何通もの郵便物が届きますよね。
郵便屋さん、配達業者さん、本当にお疲れ様です。
でも、郵便物を放っておいたら大変！

今日は郵便物の取扱いについて。

一番大切なこと。それは

■重要な郵便物の放置は危険度が高いことを全員が認識する。

これですね。
後で持っていこうと置いていたら、忘れたり、風で飛んでいってしまう可能性が十分
あります。
なくしたものを探すのは大変！
郵便物の放置は危険なことを十分に認識しましょう！

誰かが取ってくれる、配ってくれるではいつまでたっても郵便受けの中に入ったままに
なるかもしれません。
そこで、ゴーフィールドでは以下のように定めました。
-----------------------------------------------------------------------
■担当者（各オフィスセクレタリ）が出社時、昼の外出時、帰宅前にポストを確認し、該当者
　 に配布する。

■各営業本部においてセクレタリ以外がポストから取った場合は、その場で該当者へ渡す。
　 該当者が不明な場合は各営業本部セクレタリ（もしくは高松は社長室セクレタリ）に渡す。
　 不在の場合は机の上に置いておく。

■各営業本部においてセクレタリ以外がポストから取った場合で、その場で該当者へ
　 持っていけない場合は、そのままポストに入れておき、各営業本部セクレタリに電話で
　 必ず通知する。

■大阪、東京、沖縄オフィスは毎週月曜日、セクレタリが前週分の郵便物などを定期便
　 として高松オフィスへ発送する。

■高松営業本部では、郵便物の102室内への持込は禁止とする。
-----------------------------------------------------------------------

※現在、高松オフィスは3部屋に分かれてるんです。（詳しくはこちら）
やっぱり大切なのは、気づいた人が即届けたり、対応することですね！

（行動マニュアルより　休暇・遅刻時の対応について抜粋）
a. 重要な郵便物の放置は危険度が高いことを全員が認識する。
b. 担当者（各オフィスセクレタリ）が出社時、昼の外出時、帰宅前にポストを確認し、該当者
　 に配布する。
c. 各営業本部においてセクレタリ以外がポストから取った場合は、その場で該当者へ
　 渡す。
　 該当者が不明な場合は各営業本部セクレタリ（もしくは高松は社長室セクレタリ）に渡す。
　 不在の場合は机の上に置いておく。
d. 各営業本部においてセクレタリ以外がポストから取った場合で、その場で該当者へ
　 持っていけない場合は、そのままポストに入れておき、各営業本部セクレタリに電話で
　 必ず通知する。　　　　　　　　
e. 高松営業本部では、郵便物の102室内への持込は禁止とする。
f. 大阪、東京、沖縄オフィスは毎週月曜日、セクレタリが前週分の郵便物などを定期便
　 として高松オフィスへ発送する。

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休暇・遅刻

こんにちは、森です。

一年のうち、どうしても休まないといけない時、出勤時間に遅れる時、そういう時が何回か
出てくると思います。

今日は、休暇・遅刻時の対応について。

以前、ゴーフィールドでは社内連絡にメールを使用しているとエントリーしたことがあると
思います。
休暇・遅刻についても報告は基本的にメールで行っています。

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■予め分かっている休暇の場合は、以下のものを記入した休暇届のメールを全員宛に
　 提出し、上司の承認を受ける。
　　・申請日、申請者、部署名、期間、区分、事由

■急な欠勤の場合は会社宛に電話をし、電話を受けた人が、誰がいつどういう事由で
　 休むか等、電話を受けた内容を全員宛にメールで送る。
　 本人が出社した後、休暇届のメールを全員宛に提出し、上司の承認を受ける。

■遅刻する場合は会社宛に電話をし、電話を受けた人が、誰がいつどれくらい遅刻するか
　 等、電話を受けた内容を全員宛にメールで送る。
　 本人が出社した後、遅刻届のメールを全員宛に提出し、上司の承認を受ける。
-----------------------------------------------------------------------

以上がゴーフィールド内のマニュアルです。

申請時にも、他の人の連絡をする時も、メールを全員宛に送るので、休み・遅刻が簡単に把握できます。
万一電話があった時や、来客の時に、「あれー今日休み？」とか、「あれーまだ今日来て
ないの？」なんてことがなくなりますよね。

でも一番大切なのは、休み・遅刻が分かった時点で早めに報告することですね！

（行動マニュアルより　休暇・遅刻時の対応について抜粋）
a.予め分かっている休暇の場合は、以下のものを記入した休暇届のメールを全員宛に提出
　 し、上司の承認を受ける。
　　・申請日、申請者、部署名、期間、区分、事由
b.急な欠勤の場合は会社宛に電話をし、電話を受けた人が、誰がいつどういう事由で休むか
　等、電話を受けた内容を全員宛にメールで送る。
　本人が出社した後、休暇届のメールを全員宛に提出し、上司の承認を受ける。
c.遅刻する場合は会社宛に電話をし、電話を受けた人が、誰がいつどれくらい遅刻するか
　等、電話を受けた内容を全員宛にメールで送る。
　本人が出社した後、遅刻届のメールを全員宛に提出し、上司の承認を受ける。

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電話応対

こんにちは、森です。

皆さんの会社には一日どれくらいの電話がかかってきますか？
初めてかけてくる方、お得意様。
色んな方からの電話があると思います。

今日は電話応対について。

電話の恐ろしいところ。
それは、顔が見えない分、気持ちが誤って相手に伝わってしまう可能性のあることだと
思います。
話し方一つで印象がガラッと変わってしまいます。
私も友人と電話をしていて、普通に話してるつもりなのに「何怒ってるん？」って言われる
ことも・・・

電話対応は怖いところもあるけれど、対応がよければ印象もグーンとアップします！

■外線電話について（電話がかかってきた時）
　1. 電話の受信は迅速に行う。
　2. 基本として、朝（10:30まで）は「おはようございます。ゴーフィールドでございます。」
　　 それ以外は「ありがとうございます。ゴーフィールドでございます。」で受け応える。
　3. 3コール以上待たせた場合は「お待たせいたしました。ゴーフィールドでございます。」
　　 と言って出る。
　4. 作業中でも、その場にいる者が率先して電話を取るようにする。
　5. 一本の電話が会社の印象を決めるということを認識し、大きな声で明るい挨拶を
　　 心がける。
　6. 受話器を置く時は静かに置く。
　7. 受話器を置く時は先方が受話器を置き、切れたのを確認してから受話器を置く。

これらのことは基本中の基本ですね！
迅速に、でも正確・丁寧に対応する事が大切です。

■社内の取次ぎについて
　1. 取次ぎは迅速に行い、保留してお客様を長時間お待たせしない。
　2. 会議中などで席を外している場合、急ぎの用件であるかどうかを確認し、それに応じた
　　 対応をする。
　　　・急ぎの用件で会議中の場合：
　　　　電話を保留にし、先方の名前、用件等をメモに書き、担当者に渡し判断をあおぐ。
　　　・急ぎの用件で外出中の場合：
　　　　折り返しご連絡する旨伝えて一旦電話を切る。
　　　　担当者に連絡をとり、急ぎの為すぐ先方へ連絡してもらうようお願いする。
　　　・急ぎの用件でない場合：
　　　　折り返しご連絡する旨伝えて電話を切り、メール等で担当者に連絡する。
　3. 勧誘の電話であっても必ず営業所責任者に取り次ぐ。

社内で取り次ぐ時って判断が難しいですよね。
先方の状況、こちらの状況、そういったものから判断して、最適な対応を取るようにするのが大切です。

電話一つで会社の印象がまったく違ってきます！
印象が悪ければ、クレームの方は一層怒るだろうし、「あそこにかけるのいやだなあ」って思われるようになるかもしれません。
逆に印象が良ければ、クレームの方の怒りは治まるかもしれないし、仕事だって舞い込むかも！

見えない相手だからこそ、電話応対は大切にしたいですね。

（行動マニュアルより　電話応対について抜粋）
a. 外線電話について（電話がかかってきた時）
　1. 電話の受信は迅速に行う。
　2. 基本として、朝（10:30まで）は「おはようございます。ゴーフィールドでございます。」
　　 それ以外は「ありがとうございます。ゴーフィールドでございます。」で受け応える。
　3. 3コール以上待たせた場合は「お待たせいたしました。ゴーフィールドでございます。」
　　 と言って出る。
　4. 作業中でも、その場にいる者が率先して電話を取るようにする。
　5. 一本の電話が会社の印象を決めるということを認識し、大きな声で明るい挨拶を
　　 心がける。
　6. 受話器を置く時は静かに置く。
　7. 受話器を置く時は先方が受話器を置き、切れたのを確認してから受話器を置く。
b. 社内の取次ぎについて
　1. 取次ぎは迅速に行い、保留してお客様を長時間お待たせしない。
　2. 会議中などで席を外している場合、急ぎの用件であるかどうかを確認し、それに応じた
　　 対応をする。
　　　・急ぎの用件で会議中の場合：
　　　　電話を保留にし、先方の名前、用件等をメモに書き、担当者に渡し判断をあおぐ。　
　　　・急ぎの用件で外出中の場合：
　　　　折り返しご連絡する旨伝えて一旦電話を切る。
　　　　担当者に連絡をとり、急ぎの為すぐ先方へ連絡してもらうようお願いする。
　　　・急ぎの用件でない場合：
　　　　折り返しご連絡する旨伝えて電話を切り、メール等で担当者に連絡する。
　3. 勧誘の電話であっても必ず営業所責任者に取り次ぐ。
c. 内線電話について
　1. 内線番号を押して話をする。

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共有図書

こんにちは、森です。
前回「社内共有物」についてお話ししましたが、似たようなものが会社の中にありませんか？
「共有図書」です。

今日は、共有図書について。

仕事で本が必要になった時、勉強の為欲しいなあという本が出てきた時。
色んな場合があると思いますが、本って結構お金かかかりますよね？
買った後に、「それ持ってるよ」なんて言われたりすることも。

■自分が買った本・オススメの本・探している本等がある時は、メールに投稿し、全員で
　 情報を共有する。

色んなところから情報を仕入れて、情報を共有することは、
・本の二重買いを防ぐ。
・自分一人だと、どうしても同じような本ばっかり選んでしまったりするので、いい発見が
　できる。
といった点からも大切です。

共有図書というからには、どこに置いていてもいいというわけではありません。
ちゃんと、共有図書置き場を作って、借りた後もきちんと返しましょう！

本を借りる時には

■共有図書を以下の間借りる時は、借りる本の名前を書いて投稿し、メール上で貸し出しの
　 管理をする。この場合、特に承認は必要ない。
　　　1.自宅持ち帰り時、出張携帯時
　　　2.オフィスにて一日以上（二日にまたがる）占有する場合
■しばらくの間本を借りる時は、借りる本が置いてある部屋の人に声をかけて借りる。

勝手に借りて、二重購入なんてことになる可能性もあるので、声をかけることはやっぱり大切です。

それと、きちんと棚に返していても「あれ、あの本昔見かけたのに」とか「買ったはず」
なんてことを防ぐ為にも、

■共有図書については「共有図書管理台帳」に記入していく。

これも大切です。

「本の二重買いを防ぐ」ために、本についての情報を共有すると言いましたが、そこは
やっぱり人間。
メールをうっかり見落としていたなんてこともあるかもしれません。
なので、本を買うときには、

1.購入したい本があるときはまず上長に相談する。
2.上長（不在時は社長室。気付いた順）が購入かどうか判断する。
3.購入OKの判断が出たらメールを投稿し、申請する。
4.メールでダブり購入にならないか再度判断する。
5.購入OKになったら各自購入する。
6.購入したことをメールで全員に周知する。
7.代金は月末に清算する。

以上のような手順をとってます。

もちろん、買ったからには、
「共有図書管理台帳」への記入と、ID番号の取得、本にID番号を書いたシールを貼ることも大切です。

「共有図書管理台帳」を作成しているとき、ちょっと図書館司書になった気分でした！

（行動マニュアルより　共有図書について抜粋）
a. 自分が買った本・オススメの本・探している本等がある時はメールに投稿し、全員で情報
　 を共有する。
b. 共有図書スペースを確保する。
c. 共有図書については「共有図書管理台帳」に記入していく。
d. 購入したい本がある場合は以下の手順で購入する。
　　1.購入したい本があるときはまず上長に相談する。
　　2.上長（不在時は社長室。気付いた順）が購入かどうか判断する。
　　3.購入OKの判断が出たらメールを投稿し、申請する。
　　4.メールでダブり購入にならないか再度判断する。
　　5.購入OKになったら各自購入する。
　　6.購入したことをメールで全員に周知する。
　　7.代金は月末に清算する。　　　　　　　　　
d. 共有図書を購入した後、各オフィスのセクレタリは自分のオフィスで保存している「共有
　 図書管理台帳」に本の名前を記入し、ID番号を取る。
　 （他オフィスで購入した場合も入力する。）
e. 共有図書を購入したオフィスのセクレタリは本にID番号を書いたシールを貼る。
f. 共有図書を以下の間借りる時は、借りる本の名前を書いて投稿し、メール上で貸し出しの
　 管理をする。この場合、特に承認は必要ない。
　 1.自宅持ち帰り時、出張携帯時
　 2.オフィスにて一日以上（二日にまたがる）占有する場合
g. しばらくの間本を借りる時は、借りる本が置いてある部屋の人に声をかけて借りる。

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社内共有物

こんにちは、森です。

会社に行くと、社内で皆が共有している物、ありますよね。
みんなが使うからこそ、どこにいったか分からなくなることも・・・

今日は、社内共有物の管理について。

■ 社内図書及び素材集のCD-ROMを閲覧した場合は、帰社時に必ず元の場所に戻す。
　　やむなく持ち帰る場合は、必ず各グループリーダーの了承を得た上で管理者に報告
　　する。

■ 管理者は共有物管理リストを作成し、担当者が定期的に点検するなどして管理する。

これがゴーフィールド内でのルールです。

でもやっぱり一番大切なのは、借りる時に一声かけるとか、メモを残すとかかなと思います。
使おうと思っていたのに…とか、使わないと仕事ができないのに…なんてことのないよう、
長期間使う場合は特にですね。

それと、みんなの共有物は、私物以上に大切に使いましょうね！

（行動マニュアルより　社内共有物の管理について抜粋）
a. 社内図書及び素材集のCD-ROMを閲覧した場合は、帰社時に必ず元の場所に戻す。
　 やむなく持ち帰る場合は、必ず各グループリーダーの了承を得た上で管理者に報告
　 する。
ｂ. 管理者は共有物管理リストを作成し、担当者が定期的に点検するなどして管理する。

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作業効率

こんにちは、森です。

仕事をしていると、効率が悪いなあって感じることありますよね。
パソコンに向かっていると、他の人が何をしているか分からなくて、助けてあげられないことも。
そういうことを解決すべく、今回は、作業効率の向上について。

他の人の仕事内容が分からなくて、助けてあげられない時。
「これは私の仕事だから」とやっていて、どうしても進まなかったり、できない時。
そういう時に早めにヘルプを出すことは自分にも、周りや会社にとっても大切です。
できなくて、大事になってからでは遅いですからね。

-----------------------------------------------------------------------
■各グループのリソース管理を徹底する
　・金曜日に全員当てメールに投稿する会議用レポートに、スタッフの週間ToDoを
　 掲載する。
　・金曜日に各スタッフからマネージャー宛に習慣ToDoを送付し、マネージャーは
　　スタッフのリソースを把握できるようにする。

■早めにヘルプ依頼を出す
　作業請負時に担当者が不可能だと感じた時点でマネージャーに報告する。
　マネージャーは優先順位を判断し、グループ内で解決しない場合は 外部のリソースを
　利用する。

■上記を実行し、休日出勤が必要なほど案件を抱え込まないようにする。
　 また、自主的に出勤時間を早めるなどしてなるべく早く帰宅できるようにする。
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プラスやっぱり日頃の自分自身の意識、作業方法も大切です。

-----------------------------------------------------------------------
■日頃から改善すべき点がないか意識して作業し、時間の短縮を心がける。

■自分で時間を区切り、集中して業務に取り組む時間帯を決める。
　 その時間帯は私語、電話、メールチェック、立席など全て禁止し、業務に集中する。
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自分のToDoを他の人に知らせることは、自分にも周りにもプラスになると思うんです。

・周りは仕事の状況や進み具合を把握できる。
・自分自身もやるべきことが再度明確になる。

私も以前、残っているToDoを報告して、ハッとしたことがありました。
皆さんも、仕事がうまく進まない、後何をすればいいのかなあなんて時には、上記の方法を試してみて下さいね！

（行動マニュアルより　作業効率の向上について抜粋）
a. 各グループのリソース管理を徹底する
　　・金曜日にallに投稿する会議用レポートに、スタッフの週間ToDoを掲載する。
　　・金曜日に各スタッフからマネージャー宛に習慣ToDoを送付し、マネージャーはスタッフ
　　　のリソースを把握できるようにする。
ｂ. 早めにヘルプ依頼を出す
　　・作業請負時に担当者が不可能だと感じた時点でマネージャーに報告する。
　　・マネージャーは優先順位を判断し、グループ内で解決しない場合は 外部のリソースを
　　　利用する。
ｃ. 上記a.ｂ.を実行し、休日出勤が必要なほど案件を抱え込まないようにする。
　 また、自主的に出勤時間を早めるなどしてなるべく早く帰宅できるようにする。
ｄ. 日頃から改善すべき点がないか意識して作業し、時間の短縮を心がける。
ｅ. 自分で時間を区切り、集中して業務に取り組む時間帯を決める。
　 その時間帯は私語、電話、メールチェック、立席など全て禁止し、業務に集中する。

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