PC不調！

こんにちは、森です。

皆さんは会社でも家でも、「あれーPCの調子が悪いなあ」って思うことありませんか？
私もよくあるんですけど、せっかちなもので、イライラ～ってしてしまうんです。
で、こうかな？これかな？なんて訳分からずいじっていると、余計に深みにはまっていく・・・

こんなことにならないためにも、PCが不調な時にはこうしましょう！

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■不調と感じる時、起動が遅い時は以下の作業を試してみる。
　 その後改善しなければ、情報システム担当者に連絡する。

1.　作業中、同時に複数のアプリケーションを開かないようにする。
2.　定期的にデフラグする。
3.　不要ファイルを削除する。
4.　古いパソコンの人はハードウェアの清掃をする。
5.　遅いパソコンの人はソフトウェアの清掃をする。
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分かっていたことですが、私の方法は間違いでした・・・

以前、清掃の話をしましたが、清掃について話し合っている時、こんなメールが届きました。

「清掃、という観点で少し気なっているのですが、以前、わかなさんのPCを復旧させた時、
吸気口内にスポンジかと思うほど厚くホコリが詰まっていました。
ホコリを取り除いて、ハードディスクの電源ケーブルをつなぎなおすと復旧したので、排気さ
れない熱が原因だった可能性があります。」

なんと！
私が今使っているPCはわかなさんが使っていたPCなのに！
そういえばこんなエントリーを見たことがあった気が・・・

「また、PCのスペックは高いにもかかわらず、起動が遅いといった話をよく聞きます。
長く使っていると使用しないレジストリ領域が増えて、起動が遅くなったり、知らないうちに
スパイウェアが入っていたりして、性能が落ちることが多々あります。
古いPCはハードレベルでの清掃、遅いPCはソフトウェアレベルでの清掃が必要かと思います。」

ということで、4.5.の項目は大切です！

もし調子が悪くなった時は、1～5を試してみてくださいね！
それでも調子が悪い時は・・・すいません、私ではちょっと・・・

（行動マニュアルより　PCが不調な時について抜粋）
a. 不調と感じる時、起動が遅い時は以下の作業を試してみる。
　 その後改善しなければ、情報システム担当者に連絡する。
　　　1.作業中、同時に複数のアプリケーションを開かないようにする。
　　　2.定期的にデフラグする。
　　　3.不要ファイルを削除する。
　　　4.古いパソコンの人はハードウェアの清掃をする。
　　　5.遅いパソコンの人はソフトウェアの清掃をする。

来客

こんにちは、森です。

皆さんの会社にはお客様はよくいらっしゃいますか？
顔見知りの方、初めての方、色んな方が毎日いらっしゃると思います。

今日は、来客時の対応について。

初めての会社を訪れる時、ドキドキしませんか？
接客してくれた人の対応次第で、会社の印象ってガラッと変わりますよね。
皆さんの会社に訪ねてくる人の中にも、ドキドキしている人がいるはずです。

■来客時はその場にいる者全員が大きな声で挨拶をし、担当者に取り次ぐ。
　 担当者が来るまで会議スペースでお待ちいただき、お茶をお出しする。

■来客者が帰られる際には全員で挨拶をし、片付けは担当者が責任を持って行う。

次のお客様がいついらっしゃるか分からないので、片付けをしておくことも重要です。
お客様をお通しして、前のお客様のコップが残っていたなんて、いい印象ではないですからね。

気持ちのいい挨拶をしてもらう時と、知らないふりをされる時。
サッと対応してくれる時と、長い間待たされる時。
皆さんはどちらがいいですか？

どんなに立派な建物の会社でも、どんなにすごい製品を売っている会社でも、第一印象が悪ければ、なかなかその印象を変えることはできません。
自分がどこかの会社を訪れた時、こうしてほしいなあとか、こういう対応をしてくれて印象がよかったなあとか、自分がされてうれしいことをしないといけませんよね。

第一印象は初対面の相手の実際の人格や性格とは、まったく関係がなくて、脳の一部分の判断によって発生した情動らしいです。
初対面の人から悪い印象を受けたら、そこから嫌になる特徴を無理にでも脳が見つけ出して、嫌いになることを正当化していくらしいですよ。
私たちの脳ってすごいけど、恐いですよね。

こう考えると、やっぱり第一印象は大切なんです！！
お客様を迎える時の応対や挨拶は、気持ちのいいものにしましょうね！

もしかしたら、話を聞きに来ただけの方が、契約します！！なんてこともあるかも！？

（行動マニュアルより　来客時の対応について抜粋）
a. 来客時はその場にいる者全員が大きな声で挨拶をし、担当者に取り次ぐ。
　 担当者が来るまで会議スペースでお待ちいただき、お茶をお出しする。
b. 来客者が帰られる際には全員で挨拶をし、片付けは担当者が責任を持って行う。

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出張

こんにちは、森です。

皆さん、出張の経験はありますか？
出張を楽しそうにしている人もいれば、イヤや～って言っている人もいて、色々ですよね。
もし出張好きな方がいたとしても、むやみやたらな出張はいけません！

今日は、出張規定について。

急に出張になってしまう時は仕方ないですが、あらかじめ分かっている時には申請が必要です。
それに、出張ってやっぱりお金かかりますからね。
旅費精算も大切です。
早め早めにきちんとしてますか？
自分のためにも、経理担当の方のためにも早く早く！

■出張の際は、急な出張の場合を除いて、「出張申請書」を必ず提出する。また、旅費精算
は帰着後5日以内とする。

■上記について守れなかった場合は、出張旅費の支払いは行われるが厳重注意とし、状況
によっては査定に考慮される。

それにせっかく出張に行くのだから、日をまとめるとか、効率良く、できることを精一杯したほ
うがいいですよね。

■出張の際は、計画的・効率的な出張を心がける。

昔、出張予定表を見たら、朝から晩までビシーっと予定の詰まった人がいました。
「せっかく高いお金払って行くんやから、会える人にはどんどん会っていくようにしないと、
もったいないだろう！」
そんなことを上司に言われた後の予定表でした。

最近は高松、東京間の飛行機も増えました。
東京、大阪間を行き来する時なんか、飛行機か新幹線にするか迷いませんか？
昔は長時間座っておくのが嫌で、飛行機に乗ってたんですけど、最近は新幹線も早くなってきてますよね。
区間は限定されてますが、時間や料金、色んな面で簡単に比較してくれるサイトがありましたよ！

こんなサイトを見たりしつつ、行き先や時間とか上手に考えて、効率的な出張を心掛けてくださいね！
あ、出張へ行く際は、会社の方への連絡もお忘れなく！！

（行動マニュアルより　出張について抜粋）
a. 出張の際は、急な出張の場合を除いて、「出張申請書」を必ず提出する。
　 また、旅費精算は帰着後5日以内とする。
b.　a. について守れなかった場合は、出張旅費の支払いは行われるが厳重注意とし、状況
　 によっては査定に考慮される。
c. 出張の際は、計画的・効率的な出張を心がける。

時間

こんにちは、森です。

突然ですが、皆さんは朝余裕を持って家を出ていますか？
私は・・・時計をみながらダッシュしている毎日です。
ちょっと前の車が遅かったらイライラして。
ダメですねー。

今日は、社会人の基本！時間を守ることについて。

契約形態が違ったり、フレックスタイム制を取っているため、ゴーフィールドでは出社時間は各人違います。
たいていは9時出社が多いのですが。
でも、何時出社であろうと遅刻は厳禁！
もちろん行動マニュアルの中にも、ちゃんと載ってます。

■遅刻厳禁
繰返しが目立つ人は契約の打ち切り、もしくは就業規則に従い罰則を適用。それでも改善さ
れない場合は、懲戒解雇とする。
■出社時間
早めに出社するようにする。（10～15分前）

お昼の休憩は、だいたい同じ時間（12時～13時）に取っていますが、毎日、今日は何を食べようかなあと考えつつ、ちょっと遠いところに行く時には猛ダッシュです！！

■休憩時間厳守
休憩時間：12時～13時
13時には着席し、業務再開可能な状態にする。万が一遅れる場合は上長に速やかに連絡
を入れる。
ただし、頻発する場合は、罰則対象になるので気をつけること。

朝の出社時間にしても、休憩後にしても、余裕を持つことが一番！！
昔、よく言われませんでしたか？特に修学旅行の時とかに。
「5分前行動！！」って。
5分前と言わず、仕事でも何でも早め早め、前倒しで対応していくのは大切ですよね。

ゴーフィールド内では、朝、パソコンを立ち上げ、メールを見てみると受信時間が午前5時台なんてこともしょっちゅうです。
5時なんて・・・私はまだ夢の中です・・・
でも、フレックスタイムで、8時出社した時などは、静かで集中できる気がします。

「早起きは三文の徳」とか「早寝早起き」とか昔から言うくらいだから、やっぱり早起きは大切ですね！
できるかな～

（行動マニュアルより　時間を守ることについて抜粋）
a. 遅刻厳禁
　　繰返しが目立つ人は契約の打ち切り、もしくは就業規則に従い罰則を適用。それでも改
　　善されない場合は、懲戒解雇とする。
b. 休憩時間厳守
　　休憩時間：12時～13時
　　13時には着席し、業務再開可能な状態にする。万が一遅れる場合は上長に速やかに連
　　絡を入れる。
　　ただし、頻発する場合は、罰則対象になるので気をつけること。
c. 出社時間
　　早めに出社するようにする。（10～15分前）

社内連絡

こんにちは、森です。

皆さんの会社では社内で連絡を取る時、どのようにしていますか？
私はゴーフィールドに来るまで、ずーっと、社内連絡には内線電話を使う物だと思っていたのですが・・・

なんと、ゴーフィールドでは、以下のような場合を除いて、通常、何か連絡する時はメールを使うんです！！

電話連絡をする時
■急な変更などの緊急事項 (合わせてメールでも連絡)
■メールの返信がない場合
■その他重要と思われる事項

メールで連絡を取り合うという概念が私の中になかったので、最初は本当にビックリしたんです。
未だに、未開封メールの数がドンドン増えていくのを目にした時は、オロオロしてます。。。
お休みをいただいた次の日には、「なんじゃこりゃー」っていう具合です。

でも、メールで連絡を取るのにはけっこう利点があるんじゃないかなあって思ってます。

■後々、言った言わないとなることがない
■自分の仕事内容が目に見えて分かるので、忘れる事が少ない
■自分が直接関わっていない仕事内容や、周りの人の現状が分かる
■相手の都合を気にせず、用件を伝えることができる
■ノートパソコンなどを持っていたら、外出先からも会社内の様子が把握できる

などなど。

森田さんは、思いついたこと、しないといけないことなどを書いて、自分宛にメールを送るそうです。
メールがメモ代わりというわけです。

他にもメールを送るほどでもない簡単な用事（例えば、〇〇に集合！とか）の用事にはAOLインスタントメッセンジャー（AIM）を使っています。
ちょっとした連絡の時には便利ですよ！

（行動マニュアルより　連絡方法について抜粋）
　a. 下記の場合は必ず電話で連絡する。通常の連絡はメールで完結するようにする。
　　　　・急な変更などの緊急事項 (合わせてメールでも連絡)
　　　　・メールの返信がない場合
　　　　・その他重要と思われる事項
　ｂ. 変更になった場合は直ちにその旨関係者に連絡する。
　c. 口頭で伝えた方が早い内容等はAIMを使用しない。

省エネ

こんにちは、森です。

最近永田町を中心に注目が集まっている「COOL BIZ」
服選びが逆に大変とか色々意見も出ているようですが・・・

実はゴーフィールドの行動マニュアルの中に「省エネの推進」という項目もあるんです。

小さなことからコツコツと。

■退席する時にはモニタの電源をオフにする。
■室内灯は必要のない時はこまめに消すようにする。

「電気をつける瞬間にエネルギーを使うから、つけたり消したりしないほうがいい。」という話を聞いたことありませんか？
でもこの意見を聞いて、「そうは言っても、やっぱりずっとつけてるほうが電気代はかかります。」と、どこかの専門家の方が言っているのを聞いたことがあります。
それまで、つけたり消したりのほうがよくないと思っていた私。
でもこれを聞いてからは、バチバチ消してます！

省エネといえば、夏場と冬場のエアコンは何度がいいんでしょう？？？
私は寒がりなので、他の人より暑い、寒いと感じる温度がちょっと違うんです。
なので私の独断での決定はよくない。
ということで相談した結果、

■夏は28℃、冬は18℃～22℃

と決めました。

しかも夏は、

■入り口を開ける、換気扇を回す、軽装を徹底する等して省エネに努める

という項目が追加されてます。

ゴーフィールドの製作現場は私服です。
なのでその日の天候に合わせて、みんな自分で調整しています。
半そで、短パン、サンダルという人もいれば、長袖シャツの人もいるんです。
こういう風に調整がきくところが、私服のいいところですよね。
だから、軽装徹底については、ゴーフィールドは完璧です。

その上、高松オフィスの某部屋は、入り口がいつも開いていて換気もバッチリです。
その部屋に行くと、やっぱり空気が澄んでる感じがして、涼しい感じもするんです。
やっぱり、締め切ってると温度も上がるし、空気もよどむし、換気は大切ですね。

ここで豆知識。
某情報番組からの知識なんですが、換気をする時は部屋の中で一箇所だけ窓やドアを開けてもダメだそうです。
風の入口と出口ができるように、二ヶ所のドアを開けないといけないんです。
しかも、風の入口と出口となる戸を同一直線上に設けるのではなく、入口と出口のドア、どちらかを直線状からずらすとかして、二つのドアの位置に角度をつけたほうがいいらしいですよ！
そのほうが、風がより部屋全体に行き渡るらしいです。

これは会社でも、家庭でも実践できますね！

（行動マニュアルより　省エネについて抜粋）
省エネの推進
　　a. 退席時には、モニタの電源をオフにする。
　　b. 夏場はエアコンの温度を28℃に設定し、入り口を開ける、換気扇を回す、軽装を徹底
　　　 する等して省エネに努める。
　　c. 冬場はエアコンの温度を18℃～22℃に設定する。
　　d. 室内灯は必要のない時間帯（昼食時なども）はこまめに消すようにする。

清掃・美化　その後・・

以前「清掃・美化」のマニュアルについてご紹介しましたが、実はマニュアルが完成した直後、ちょっと話し合いがあったんです。

やっぱり「掃除の実施！」の徹底が課題でした。

マニュアルを作っても実際掃除をしなければ意味が無い！
ということで、せっかくチェックリストもあるので、徹底させる為にもチェックリストを各オフィス・各部屋から提出してもらおうということになりました。

高松、東京、大阪、沖縄とオフィスが離れている為、チェックリストが未提出でも催促しに行くわけにはいかないんです。
きちんと毎週出してもらう為にも、誰がいつ提出するのかまで決めてしまいました。

高松では、美化リーダーが毎日チェックし、毎週月曜日私まで提出。
東京、大阪、沖縄では毎日のチェックは各オフィスの美化リーダーが行い、提出はセクレタリが毎週月曜日に高松宛の郵便物に同封するか、FAXを送るかして提出する。

こう決めたんですけど、やっぱり実行は難しいです。。

「掃除してよー」って叫んでもらうことも何度かあったりして。
なので、掃除の実施について、一度高松では各部屋の美化リーダーに集まってもらって話をしたこともありました。
チェックシートや、掃除の説明を簡単に再確認しようという感じで。
話をすると、「ここはこう？」とか、「こうしたほうが」なんて意見が出てました。

頭で万事OKと考えていても、実行するとなると問題が出てきたり、新しいアイデアが出てきたりします。
その上、大勢で考えると色んな目線から物事を見ることができて、いいアイデアが出ますよね。
ほんと、それを実感しました。

「掃除してよー」と叫んだりしなくても、皆が自主的に掃除をする環境がやっぱりベストなので、これからも皆から意見をもらいつつ、オフィスをきれいにしていきます！！

（行動マニュアルより　清掃・美化について抜粋）
清掃・美化について
　　　a. 各オフィスのマニュアルに沿って行うこと。
　　　b. 美化リーダーが毎日チェックリストに従ってチェックし、毎週月曜日に
　　　　 前週分を提出する。
　　　　 高松：各部屋美化リーダーがセクレタリへ提出する。
　　　　 大阪、東京、沖縄：セクレタリが高松オフィスへ定期便と一緒に前週分のチェックリス
　　　　 トを発送する。　　　　　　　
　　　　（郵送物がない場合はFAXを送る。）

清掃・美化

こんにちは、森です。

清掃や美化って本人の意識が一番大切ですよね。
「掃除しないと！」と分かっていても、なんだかんだ理由をつけて、どうしても後回しにしてしまいます。

とてもお見せすることはできませんが、私の部屋なんかがいい例です。
誰かが急に来るとなったら、しばらく待ってもらわないと入ってはもらえません。。

私生活はそれでよくても、仕事をする上で「きれいな環境」は、効率の面からもやる気の面からも大切！
ということで、今回は掃除関係のマニュアル作りについて。

マニュアルの原型はあったんですが、部屋間で微妙に違う。。。
でもそれを見ながら修正しつつ、森田さんに確認依頼！

「一斉清掃は、「毎週月曜日・毎月第一金曜日は全員で清掃を行う。」で統一を。」
（一斉清掃日がバラバラだったんです。。。）

「あと、個人当番制はどうかと思います。
掃除自体は全員が全項目を常に頭に入れて取り組むぐらいにして、あとは、各部屋の美化リーダーが、毎日チェックするという流れ。
美化リーダーが不在時は誰かを指名してその日は代理を依頼。
それが円滑に行っていない場合は、牛尾さん、森さん、森田ぐらいの順番でフォローするという流れ。

当番制の弊害は、
・習慣化しない
・当番じゃないときのことはまったく意識ゼロになる

などデメリットが多いとされています。実際、過去を見るとそのとおりです。
「誰かがやる」ではなく、「気付いた人みんながやる。やっていない状態を放置しない」という意識が重要。
これはビジネスにも深く影響します。そっちで行きましょう。」

との連絡が。
「なるほどー」とうなずきながら、美化リーダー指名を待っていると…

色々案が出てきました。
リーダー指名のやりとりを見てると、「そんなわけで、106は、森さんにやってもらいましょう！！！」とメールが！
「え！！私！？」のんきに見ている側から一転、驚きと不安が。。。
思わず、「106の担当、私で大丈夫でしょうか・・・？」と言ってしまったくらいです。

それはさておき、マニュアルが、完成しました！

美化や清掃に対する心得集の「美化マニュアル」
清掃の時、具体的にどこをチェックするかを記した「清掃マニュアル」
「清掃マニュアル」内のチェックに沿って、清掃をする時に利用する「清掃チェックリスト」
この3つの完成です！

マニュアルも完成して全員に連絡したけど、ここからが一番の難関！！
清掃の実施！

「誰かがする」ではいつまでたってもきれいになりません。
全員で清掃するっていうのが一番大切なんですけど、忙しかったり、忘れていたりしてしまいます。
何でも、一番難しいのは実践すること！です。

森田さんからの
『「誰かがやる」ではなく、「気付いた人みんながやる。やっていない状態を放置しない」という意識が重要。これはビジネスにも深く影響します。』
この言葉をしみじみとかみ締めています。

この方法で掃除をするようになって、キレイになってきたと思うんです。
（そう思ってるのって私だけかなあ？）
たまに、「自分の部屋を掃除したら」って思いながら掃除してるんですけどね。
私の部屋にもマニュアルを作ればキレイにするんじゃって思ってしまうくらいです。
まだまだ改善箇所、キレイにすべき箇所はあるんでしょうけど、日々の積み重ねで、キレイな部屋を目指しますよ！！

はじめまして！

こんにちは、本ブログを担当することになりました森です。

ゴーフィールドも会社設立５周年！になりました！
組織は拡大していってますが、それと同時に社内で様々な問題が出てきています。。
（本当に色々出てくるんです。）

私もまだまだ毎日勉強の身ではありますが、色々な問題を解決すべく、「こういうときはこうしよう」という『行動マニュアル』を作っています。
そしてこのマニュアルは問題が解決するごとに、日々進化し、日々分厚くなっていってます。

このマニュアルが皆様のお役に少しでも立てたらと願いつつ、エントリーしていきますのでお付き合いよろしくお願いしますー。