December 02, 2005
捺印申請
こんにちは、森です。
仕事をしていると、捺印をしなければならない時が出てきます。
でも、誰でも勝手に押していては収拾がつかなくなる上、どの書類に押したかも分からなくなるかもしれません。
Ｇｏｆｉｅｌｄでは捺印の必要がある前には、捺印申請を出すようにしています。
今日は捺印申請について。
■見積書や納品書、その他申込書などで捺印が必要な時は捺印申請書を提出する。
捺印が必要な書類は何種類かあると思います。
見積書、納品書、請求書、契約書・・・
Ｇｏｆｉｅｌｄでは
・見積書提出用
・納品書、請求書提出用
・注文書提出用
・その他書類（金額ありの時）
・その他書類（金額なしの時）
の5種類の捺印申請書を用意しています。
■高松オフィス以外で捺印する場合は、上長・社長にメール添付で送り、承認メールとする。
書類を送って、捺印して、送り返してでは時間がかかってしまうので、このようにしています。
■捺印申請は、本人→上長→社長という流れで提出する。
■上長をとばして社長に直接申請するのはかまわない。
■社長不在時は、副社長が確認する。
■役員全員が不在時は、電話やメールで可能な限りやり取りをし、確認する。
実は役員全員が不在で、困ったことがあったんです。
その時はまだこの取り決めがなくて、アタフタして悩みました。
ということで、この項目が付け加えられました。
■捺印は係の者に必ず押してもらう。それ以外の者が押すのは禁止とする。
■月末など、捺印が多い場合は、申請書は一枚でよい。
ただしその場合は、見積書などのNoをきちんと記載し、備考欄に「別紙の通り」と記入し、
見積書などの現物と一緒に提出する。
月末は捺印をするのが必然的に多くなります。
一枚一枚書いていてはそのほうが時間がかかるので、数が多いときは申請書1枚にするようにしています。
捺印申請書を出すことで、何重もの目に書類が触れ、？と思う書類だったとしてもストップをかけることができます。
捺印する者にとっても、捺印したかどうか捺印申請書をめくっていけば、日にちが経ってもさかのぼれるので分かりやすいですよ。
（行動マニュアルより 捺印申請について抜粋）
a. 見積書や納品書、その他申込書などで捺印が必要な時は捺印申請書を提出する。
b. 高松オフィス以外で捺印する場合は、上長・社長にメール添付で送り、承認メールとする。
c. 捺印申請は、本人→上長→社長という流れで提出する。
d. 上長をとばして社長に直接申請するのはかまわない。
e. 社長不在時は、副社長が確認する。
f. 役員全員が不在時は、電話やメールで可能な限りやり取りをし、確認する。
g. 捺印は係の者に必ず押してもらう。それ以外の者が押すのは禁止とする。
h. 月末など、捺印が多い場合は、申請書は一枚でよい。
ただしその場合は、見積書などのNoをきちんと記載し、備考欄に「別紙の通り」と記入し、
見積書などの現物と一緒に提出する。
